Membuat Surat Massal (Mail Merge)

MAILMERGE adalah salah satu fasilitas yang ada pada microsoft word
Mailmerge atau dokumen gabungan adalah salah satu fasilitas dari word prosesor yang
dapat membuat banyak surat yang isinya sama tapi ada beberapa bagian tertentu pada
surat yang menunjukan perbedaan seperti misalnya nama dan alamat yang berbeda.
Nah dengan menggunakan fasilitas ini kita dapat dengan mudah dan cepat membuat
sebuah undangan misalnya. Mailmerge terdiri dari dua file dokumen utama, satu
dokumen dan yang satu data.
Pada Contoh kali ini kita akan menggunakan aplikasi EXCEL sebagai SOURCE DATA (data input) dari surat atau undangan yang kita buat.

Langkah-langkah membuat mail merge (Surat Massal):

-Buat dokument berupa surat atau undangan pada aplikasi WORD, contohnya ketik
seperti dibawah ini

-Simpan (save) dengan nama undangan atau surat. Lalu tutup aplikasi word pada
misalnya difolder my document

-Buka Aplikasi EXCEL , pastikan kita berada pada lembar kerja SHEET 1, masukkan
data sebagai berikut :
-Pada Sel A1 Tulis NOMOR, lalu pada SEL A2, masukan no urut 1,2,3
dan seterusnya kebawah
-Pada Sel B1 Tulis NAMA, lalu pada SEL B2, tulis nama yang akan
diundang, seterusnya sampai kebawah.
-Pada Sel C1 Tulis ALAMAT, lalu pada SEL C2, alamat yang diundang,
dan seterusnya sampai kebawah.
-jika sudah selesai memasukkan semua data simpan dengan nama DATA SOURCE misalnya.
Lalu Tutup aplikasi excel (Close).

-Buka Kembali aplikasi WORD yang kita buat sebelumnya tadi, Pastikan KORSUR berada
pada bagian yang akan kita lakukan penggabungan data.
-Lalu Klik Pada menubar pada bagian MAILINGS, untuk menampilkan toolbar.

Klik Mailings>Select Recipients>Use Existing List>Pada kotak dialog
select data source pilih dimana kita meletakkan data source
misalnya di MY DOCUMENT jika sudah ketemu pilih open. (file sumber kita
merupakan file excel)

-Selanjutnya timbul kotak dialog select tabel, pastikan Sheet 1 yang dipilih, lalu
tekan OK
-pada Undangan kita klik tempat dimana kita akan memasukkan nama pengundang
-Lalu Pada menu mailing pilih insert merge field pilih tulisan "nama"
-Klik lagi pada tempat dimana kita akan memasukkan alamat
-Lalu Pada menu mailing pilih insert merge field pilih tulisan "alamat"
-Untuk Melihat hasilnya kita klik pada menu Preview result, maka "nama" dan
"alamat" sudah berubah menjadi nama dan alamatnya masing-masing.
-untuk melihat siapa saja yang diundang pilih next record di menu bar.
-untuk mencetak undangan silakan pilih finish and merge (pilih all untuk
seluruhnya, current record hanya cetak data yang tampil, atau from....to
[dari....ke])

SEMOGA BERMANFAAT
DOWNLOAD SELENGKAPNYA
Atau Klik Menu Download

Posted in: Komputer,Pendidikan